Operations Administrative Assistant

Overview:

Join a Company That Grows People:

At Lewis, we’re not just trimming trees — we’re building a future. As the second-largest utility vegetation management company in North America and a proud employee-owned business, we believe every person on our team matters. When you join Lewis, you're not just taking a job — you're investing in your future.

Why You’ll Love It Here:

• Experience the great outdoors while working in nature, not stuck behind a desk!
• Elevate your career with us — we prioritize training and internal promotions!
• Join a vibrant team that champions safety, values your feedback, and fosters a strong sense of camaraderie!
• Shape your future with us through our fantastic Employee Stock Ownership Plan (ESOP)!

Responsibilities:

What You’ll Do as a Operational Administration Assistant

• Cross-Functional Corporate Liaison: Serve as the primary administrative bridge between Operations and corporate shared services to ensure organizational alignment. Facilitate seamless communication and workflow coordination between Operations and departments including Fleet, HR, Risk Management, Supply Chain, IT, Payroll, and Accounts Payable to resolve issues and submit necessary requests
• Yard & Asset Inventory Management: Manage the database of local yard equipment inventories to ensure real-time accuracy. Audit equipment recorded in the database against monthly field reports to verify possession and integrity and review monthly mobile-device reports to process necessary changes.

• Compliance Management: Oversee corporate and driver compliance databases to ensure all employee certifications, training, and documentation are accurate and current. Proactively identify upcoming expirations via weekly queries and partner with Operations Leaders to immediately rectify deficiencies.

• Operational Reporting & Analysis: Prepare, format, and distribute critical data visualizations, including weekly operations summaries, utility forecast reports, and cost analyses to support leadership decision-making. Produce and disseminate recurring weekly, monthly, and quarterly reports to relevant stakeholders.

• Executive Administrative Support: Orchestrate regional and divisional meetings to optimize leadership time and resources. Draft and disseminate official notifications, requests, and internal communications on behalf of Regional and Division leadership.

• Process Optimization: Collaborate with other Operations Administrative Assistants within the region to standardize administrative workflows, balance workload distribution, and drive continuous improvement.

• Safety Support: Assist management with the coordination and execution of quarterly Drug & Alcohol random testing protocols.

• General Administration: Serve as the liaison between the corporate office and division leaders to ensure timely information flow and perform additional projects or tasks as assigned by Divisional and Regional Management.

Qualifications:

What You Bring:

Required Qualifications

• Education : Must possess a high school diploma or equivalent.
• Licensure : Must possess a valid driver's license.
• Technical Proficiency : Demonstrated expertise in Microsoft Office applications, specifically Word, Excel, and PowerPoint.
• Physical Capabilities : Ability to bend and lift up to 25 lbs to support operational needs.
• Core Competencies : Strong organizational skills with the ability to handle confidential information and coordinate multiple tasks through to completion. Must communicate effectively, both verbally and in writing.

Preferred Qualifications

• Industry Experience : Prior experience in utility vegetation management, construction, or fleet operations is highly desirable.
• Database Management : Familiarity with compliance databases, HRIS systems, or similar enterprise software for tracking employee certifications and equipment inventory.
• Analytical Skills : Experience performing cost analyses, forecasting, and creating data visualizations in Excel (e.g., pivot tables, VLOOKUP).
• Cross-Functional Leadership : Proven track record of acting as a liaison between field operations and corporate support functions like Supply Chain, HR, or Finance.

Physical Demands:

Ability to: Sit at a desk for extended periods, use hands/fingers for repetitive keystrokes

Ability to: Occasionally lift up to 25 lbs

Continuously – Sitting, communicating, using computers
Frequently – Reaching, keying, handling files
Occasionally – Lifting, bending, moving boxes
Never – Field work, confined spaces

Environmental Conditions:

Regularly – Office environment

Rarely – Outdoor exposure or travel

Noise level is usually moderate. Reasonable accommodation may be made for individuals with disabilities.

What We Offer

Non-Union Benefits

• Competitive pay ($21-25/hour)
• Employee Stock Ownership Plan (ESOP)
• Paid training and industry certifications
• Health, dental, vision & HSA options
• 401(k) +
• Paid time off and Employee Assistance Program (EAP)

People Promise:

Our People Promise

Our commitment to Our People is key to the success of our business. We respect the differences between us, and we leverage those differences to create an environment where all employees feel welcome and fairly treated. We seek the best solutions possible by attracting and engaging a diverse workforce where all perspectives are sought out and valued.

Lewis Tree Service is an equal employment opportunity employer committed to providing equal opportunity for both applicants and employees. Lewis Tree Service prohibits unlawful discrimination or harassment of employees and applicants based on race, creed, color, national origin, sex, age (40+), religion, disability, marital status, sexual orientation, genetic information, citizenship status, veteran status, or any other legally protected characteristic, all employment decisions, including but not limited to recruitment, hiring, compensation, training, apprenticeship, promotion, demotion, transfer, lay-off and termination, and all other terms and conditions of employment. Lewis Tree Service’s practices and policies are administered under applicable federal, state, and local laws.

Spanish Posting:

Únete a una Empresa que Hace Crecer a su Gente:
En Lewis, no solo estamos podando árboles — estamos construyendo un futuro. Como la segunda empresa más grande de gestión de vegetación para servicios públicos en América del Norte y una orgullosa empresa propiedad de sus empleados, creemos que cada persona de nuestro equipo importa. Cuando te unes a Lewis, no solo estás aceptando un trabajo — estás invirtiendo en tu futuro.

Por Qué Te Encantará Trabajar Aquí:
• Disfruta del aire libre mientras trabajas en la naturaleza, ¡no atrapado detrás de un escritorio!
• Impulsa tu carrera con nosotros — ¡priorizamos la capacitación y las promociones internas!
• Únete a un equipo dinámico que promueve la seguridad, valora tus comentarios y fomenta un fuerte sentido de compañerismo.
• ¡Da forma a tu futuro con nuestro fantástico Plan de Propiedad de Acciones para Empleados (ESOP)!

Lo Que Harás como Asistente Administrativo Operativo
Como Asistente Administrativo Operativo en Lewis, tú:
• Enlace Corporativo Interfuncional: Actuar como el principal puente administrativo entre Operaciones y los servicios corporativos compartidos para garantizar la alineación organizacional. Facilitar una comunicación fluida y la coordinación de flujos de trabajo entre Operaciones y departamentos como Flota, RR. HH., Gestión de Riesgos, Cadena de Suministro, TI, Nómina y Cuentas por Pagar para resolver problemas y presentar las solicitudes necesarias.
• Gestión de Inventario de Patio y Activos: Administrar la base de datos de inventarios de equipos del patio local para garantizar precisión en tiempo real. Auditar el equipo registrado en la base de datos frente a los informes mensuales de campo para verificar posesión e integridad, y revisar los informes mensuales de dispositivos móviles para procesar los cambios necesarios.
• Gestión de Cumplimiento: Supervisar las bases de datos corporativas y de cumplimiento de conductores para asegurar que todas las certificaciones, capacitaciones y documentos de los empleados sean precisos y estén actualizados. Identificar proactivamente las próximas expiraciones mediante consultas semanales y colaborar con los Líderes de Operaciones para corregir de inmediato cualquier deficiencia.
• Informes y Análisis Operativos: Preparar, dar formato y distribuir visualizaciones de datos críticos, incluidos resúmenes operativos semanales, informes de pronóstico de servicios públicos y análisis de costos para respaldar la toma de decisiones de liderazgo. Producir y difundir informes recurrentes semanales, mensuales y trimestrales a las partes interesadas relevantes.
• Soporte Administrativo Ejecutivo: Organizar reuniones regionales y divisionales para optimizar el tiempo y los recursos del liderazgo. Redactar y difundir notificaciones oficiales, solicitudes y comunicaciones internas en nombre del liderazgo Regional y Divisional.
• Optimización de Procesos: Colaborar con otros Asistentes Administrativos de Operaciones dentro de la región para estandarizar los flujos de trabajo administrativos, equilibrar la distribución de la carga laboral e impulsar la mejora continua.
• Soporte de Seguridad: Ayudar a la gerencia con la coordinación y ejecución de los protocolos trimestrales de pruebas aleatorias de Drogas y Alcohol.
• Administración General: Actuar como enlace entre la oficina corporativa y los líderes divisionales para garantizar un flujo oportuno de información y realizar proyectos o tareas adicionales según lo asignado por la Gerencia Divisional y Regional.

Lo Que Aportas:
Calificaciones Requeridas
• Educación: Debe poseer un diploma de escuela secundaria o equivalente.
• Licencia: Debe poseer una licencia de conducir válida.
• Competencia Técnica: Experiencia demostrada en aplicaciones de Microsoft Office, específicamente Word, Excel y PowerPoint.
• Capacidades Físicas: Capacidad para agacharse y levantar hasta 25 lb para apoyar las necesidades operativas.
• Competencias Clave: Sólidas habilidades organizativas con capacidad para manejar información confidencial y coordinar múltiples tareas hasta su finalización. Debe comunicarse eficazmente, tanto de forma verbal como escrita.

Calificaciones Preferidas
• Experiencia en la Industria: Experiencia previa en gestión de vegetación para servicios públicos, construcción u operaciones de flota es altamente deseable.
• Gestión de Bases de Datos: Familiaridad con bases de datos de cumplimiento, sistemas HRIS u otros software empresariales similares para el seguimiento de certificaciones de empleados e inventario de equipos.
• Habilidades Analíticas: Experiencia realizando análisis de costos, pronósticos y creación de visualizaciones de datos en Excel (por ejemplo, tablas dinámicas, VLOOKUP).
• Liderazgo Interfuncional: Historial comprobado actuando como enlace entre operaciones de campo y funciones de soporte corporativo como Cadena de Suministro, RR. HH. o Finanzas.

Demandas Físicas :
Capacidad para: Sentarse en un escritorio por períodos prolongados, usar manos/dedos para pulsaciones repetitivas de teclado
Capacidad para: Ocasionalmente levantar hasta 25 lb

Continuamente – Sentado, comunicándose, usando computadoras
Frecuentemente – Alcanzar, teclear, manejar archivos
Ocasionalmente – Levantar, agacharse, mover cajas
Nunca – Trabajo de campo, espacios confinados

Condiciones Ambientales:
Regularmente – Entorno de oficina
Raramente – Exposición al aire libre o viajes

El nivel de ruido suele ser moderado. Se pueden realizar adaptaciones razonables para personas con discapacidades.

Lo Que Ofrecemos
Beneficios No Sindicales
• Salario competitivo ($21-25/hora)
• Plan de Propiedad de Acciones para Empleados (ESOP)
• Capacitación pagada y certificaciones de la industria
• Opciones de salud, dental, visión y HSA
• 401(k) +
• Tiempo libre pagado y Programa de Asistencia al Empleado (EAP)

Nuestra Promesa a Nuestra Gente
Nuestro compromiso con Nuestra Gente es clave para el éxito de nuestro negocio. Respetamos las diferencias entre nosotros y aprovechamos esas diferencias para crear un entorno donde todos los empleados se sientan bienvenidos y tratados de manera justa. Buscamos las mejores soluciones posibles atrayendo e involucrando a una fuerza laboral diversa donde todas las perspectivas sean buscadas y valoradas.

Lewis Tree Service es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades comprometido a brindar igualdad de oportunidades tanto a solicitantes como a empleados. Lewis Tree Service prohíbe la discriminación o el acoso ilegal de empleados y solicitantes por motivos de raza, credo, color, origen nacional, sexo, edad (40+), religión, discapacidad, estado civil, orientación sexual, información genética, estatus de ciudadanía, estatus de veterano o cualquier otra característica legalmente protegida, en todas las decisiones de empleo, incluidas, entre otras, reclutamiento, contratación, compensación, capacitación, aprendizaje, promoción, degradación, transferencia, despido y terminación, y todos los demás términos y condiciones de empleo. Las prácticas y políticas de Lewis Tree Service se administran conforme a las leyes federales, estatales y locales aplicables.