Payroll Specialist

Overview:

Join a Company That Grows People

At Lewis, we’re not just trimming trees — we’re building a future. As the second-largest utility vegetation management company in North America and a proud employee-owned business, we believe every person on our team matters. When you join Lewis, you're not just taking a job — you're investing in your future.

Why You’ll Love It Here

- Elevate your career with us — we prioritize training and internal promotions!

- Join a vibrant team that champions safety, values your feedback, and fosters a strong sense of camaraderie!

- Shape your future with us through our fantastic Employee Stock Ownership Plan (ESOP)!

Responsibilities:

What You’ll Do as a Payroll Specialist

As a Payroll Specialist at Lewis Services, you’ll:
• Import and export data files across multiple systems
• Calculate, process, and report payroll taxes and deductions including garnishments, union dues, and benefits
• Prepare certified payrolls and monthly union reports and payments
• Prepare and analyze reports, journal entries, reconciliations, and audit support
• Maintain knowledge and compliance with federal, state, and local payroll regulations
• Complete required statistical reports for external agencies
• Process extra compensation, off-cycle checks, pay adjustments, and stop payments
• Partner with HR and other departments to obtain data for time and labor, retro payments, PTO payouts, and vacation payouts
• Serve as the primary customer contact for employee payroll questions and issue resolution
• Research and resolve payroll discrepancies through data review and analysis
• Protect employee confidentiality and uphold payroll data integrity
• Perform other duties as assigned

Qualifications:

What You Bring
• Associate degree or equivalent education and experience
• Two to five years of multi-state payroll processing experience
• FPC or CPP certification preferred
• Ability to maintain confidentiality
• Effective written and verbal communication skills
• Strong interpersonal and customer service skills
• Ability to multitask, meet deadlines, and work under pressure
• Strong analytical and problem-solving ability
• Proficiency with Microsoft Office (Outlook, Excel, Access, Word)
• Experience with Ultimate Software or JD Edwards Enterprise One preferred
• Ability to work effectively in a fast-paced environment

Knowledge, Skills & Abilities
• Detail oriented with strong analytical and problem-solving skills
• Collaborative and improvement minded
• Ability to manage multiple priorities and work independently
• Strong interpersonal skills to build relationships across departments

Tools & Equipment
You’ll use:
• Computers, phones, scanners, copiers, and standard office equipment
• Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• JD Edwards or similar HRIS/payroll systems

Physical Demands
Ability to:
• Sit, stand, walk, reach, and perform repetitive keystrokes regularly
• Occasionally stoop, kneel, crouch, crawl, climb stairs, and lift or move up to 25 lbs
• Work extended periods at a computer workstation

Environmental Conditions
Regularly: office environment
Noise level: moderate

What We Offer

Non-Union Benefits
• Competitive pay: $24 to $28 per hour
• Employee Stock Ownership Plan (ESOP)
• Health, dental, vision, and HSA options
• 401(k) with company match
• Paid time off and Employee Assistance Program (EAP)
• Paid training and career development

People Promise:

Our People Promise

Our commitment to Our People is key to the success of our business. We respect the differences between us, and we leverage those differences to create an environment where all employees feel welcome and fairly treated. We seek the best solutions possible by attracting and engaging a diverse workforce where all perspectives are sought out and valued.

Spanish Posting:

Únete a una Empresa que Hace Crecer a su Gente
En Lewis, no solo estamos recortando árboles, estamos construyendo un futuro. Como la segunda empresa más grande de gestión de vegetación en Norteamérica y un negocio orgullosamente propiedad de sus empleados, creemos que cada persona en nuestro equipo importa. Cuando te unes a Lewis, no solo estás aceptando un trabajo, estás invirtiendo en tu futuro.

Por Qué Te Gustará Trabajar Aquí
• Avanza tu carrera con una organización que prioriza la capacitación y la movilidad interna
• Únete a un equipo que promueve la seguridad, valora tus ideas y fomenta un ambiente de colaboración
• Construye tu futuro con nuestro Plan de Propiedad para Empleados (ESOP)

Responsabilidades

Lo Que Harás como Especialista de Nómina
Como Especialista de Nómina en Lewis Services, tú:
• Importarás y exportarás archivos de datos entre múltiples sistemas
• Calcularás, procesarás y reportarás impuestos y deducciones de nómina, incluidas embargos, cuotas sindicales y beneficios
• Prepararás nóminas certificadas y reportes y pagos sindicales mensuales
• Prepararás y analizarás reportes, asientos contables, conciliaciones y material para auditorías
• Mantendrás conocimiento y cumplimiento de las regulaciones federales, estatales y locales de nómina
• Completarás reportes estadísticos requeridos por agencias gubernamentales
• Procesarás pagos adicionales, cheques fuera de ciclo, ajustes de pago y cancelaciones
• Colaborarás con Recursos Humanos y otros departamentos para obtener información de tiempo y asistencia, pagos retroactivos, pagos de PTO y vacaciones
• Serás el punto de contacto principal para empleados con preguntas o problemas relacionados con la nómina
• Investigarás y resolverás discrepancias de nómina mediante análisis de datos
• Mantendrás la confidencialidad de la información de nómina
• Realizarás otras tareas asignadas

Calificaciones

Lo Que Aportas
• Título asociado o experiencia equivalente
• De dos a cinco años procesando nóminas multiestatales
• Experiencia en nómina canadiense preferida
• Certificación FPC o CPP preferida
• Capacidad para mantener la confidencialidad
• Habilidades eficaces de comunicación verbal y escrita
• Fuertes habilidades interpersonales y de servicio al cliente
• Capacidad para manejar múltiples tareas y cumplir plazos
• Habilidades sólidas de análisis y resolución de problemas
• Dominio de Microsoft Office (Outlook, Excel, Access, Word)
• Experiencia con Ultimate Software o JD Edwards preferida
• Capacidad para trabajar en un entorno dinámico

Conocimientos, Habilidades y Capacidades
• Atención al detalle y fuertes habilidades analíticas
• Mentalidad de colaboración y mejora continua
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades
• Habilidades para construir relaciones internas

Herramientas y Equipo
Usarás:
• Computadoras, teléfonos, escáneres, copiadoras y equipo de oficina estándar
• Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• JD Edwards o sistemas similares de nómina/HRIS

Demandas Físicas
Capacidad para:
• Sentarse, pararse, caminar, alcanzar y realizar movimientos repetitivos con el teclado
• Ocasionalmente agacharse, arrodillarse, trepar escaleras y levantar hasta 25 lbs
• Trabajar largas horas frente a una computadora

Condiciones del Entorno
Regularmente: ambiente de oficina
Nivel de ruido: moderado

Lo Que Ofrecemos

Beneficios No Sindicales
• Pago competitivo: $24 a $29 por hora
• Plan de Propiedad para Empleados (ESOP)
• Opciones de salud, dental, visión y HSA
• 401(k) con aporte de la empresa
• Tiempo libre pagado y Programa de Asistencia al Empleado (EAP)
• Capacitación y desarrollo profesional

Nuestro Compromiso DEI
Nuestro compromiso con la Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) es esencial para el éxito de nuestro negocio. Respetamos las diferencias entre nosotros y fomentamos un entorno donde todos los empleados se sientan bienvenidos y tratados con justicia.
Lewis Tree Service es un empleador con igualdad de oportunidades y prohíbe la discriminación basada en cualquier característica protegida por la ley.